Informationsrechte betroffener Personen gemäß Art. 13 DSGVO - Information bei der E-Mail-Kommunikation

09/05/2019

Art. 13 und 14 DSGVO formulieren die Informationspflichten gegenüber Personen, deren Daten verarbeitet werden. Die Transparenz der Verarbeitung personenbezogener Daten ist ein wichtiger Grundsatz der DSGVO.

Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen auf der Grundlage des Verzeichnisses der Verwaltungstätigkeiten eine Liste erstellen, welchen Informationspflichten sie bei den einzelnen Verarbeitungstätigkeiten nachkommen müssen. Zu jeder einzelnen Informationspflicht sollten Mustervorlagen und Standardformulierungen existieren, sodass der Aufwand möglichst gering ist.

Viele Unternehmer sind immer wieder überrascht, wie umfangreich die Informationspflichten sind. Haben Sie in Ihren Unternehmen einen Prozess formuliert, wie Sie mit den personenbezogenen Daten, die Sie per E-Mail erhalten umgehen? Wie kommen Sie in der E-Mail-Kommunikation Ihren Informationspflichten nach?

Praxis-Tipp:

• Nehmen Sie in der Datenschutzerklärung Ihrer Internetpräsentation einen Absatz „E-Mail-Kommunikation“ auf. Hier formulieren Sie die Rechtsgrundlage, den Zweck und die weiteren erforderlichen Informationen gemäß Art. 13 DSGVO.
• Schalten Sie in Ihrer E-Mail Signatur einen Hinweis auf die Datenschutz-Informationen und einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung der Internetpräsentation.

Die E-Mail-Kommunikation ist trotz Transportverschlüsselung ein unsicheres Medium. Zeigen Sie Ihren Kunden und Ihren Kommunikationspartnern, dass Sie Datenschutz ernst nehmen und auf dem Stand der Technik sind. Richten Sie eine PGP-Verschlüsselung ein.

Stellen Sie auf ihrer Webseite oder in Ihrer E-Mail Signatur Ihren öffentlichen Schlüssel bereit, damit Ihre Geschäftspartner mit Ihnen verschlüsselt kommunizieren können.

Bei Fragen hilft Ihnen Ihr IT Service oder Ihr Datenschutzbeauftragter.
(Quelle: Golze Datenschutz News vom 9. Mai 2019)

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